Bestuursleden

• leiding geven aan ARIA Students als geheel;
• eindverantwoordelijk voor het functioneren van ARIA Students in het algemeen en het bestuur van ARIA Students in het bijzonder;
• voorzitten van de bestuursvergaderingen en Algemene Leden Vergaderingen;
• contactpersoon voor het College van Bestuur van de Erasmus Universiteit Rotterdam;
• organiseren van het voorzittersoverleg met de voorzitters van alle commissies;
• onderhouden van het contact met de andere (Afghaanse)verenigingen;
• vertrouwenspersoon bestuur.

Als voorzitter ben je op de hoogte van alles wat er binnen ARIA Students gebeurt. Het consequent op de hoogte zijn van alle lopende zaken is een vereiste, omdat je als voorzitter problemen die binnen de vereniging spelen zo soepel mogelijk op moet lossen. Daarnaast moet je van alles verslag kunnen doen op bijvoorbeeld een Algemene Leden Vergadering.
Naast dat je goed op de hoogte bent van wat er speelt bij jouw bestuursgenoten, bij de commissies en de georganiseerde activiteiten, ben je ook de persoon die veel externe contacten onderhoudt. Naast de andere studie- en studentenverenigingen ben je ook de contactpersoon voor onder andere KASEUR.  Als voorzitter ben je dé woordvoerder van ARIA Students en treedt jij op als de vertegenwoordiger van de vereniging.

De bestuursvergaderingen worden voorbereid door de voorzitter en als voorzitter stel je de agenda op en zit je de vergadering voor. De bestuursvergaderin is het uitgelezen moment om weer helemaal up-to-date te raken. Ook ben je de voorzitter van Algemene Leden Vergaderingen. Het spreken voor grote groepen is hiervoor onvermijdelijk. Zo spreek je ook openingswoorden uit op activiteiten en op activiteiten van de andere verenigingen. Dit is in het begin wat onwennig, maar maakt de functie zeer verantwoordelijk en uitdagend.
Het meest uidagende aan het voorzitterschap is zorgen dat de rest van je bestuur goed functioneert. Hierdoor zullen ook de commissies goed functioneren en loopt alles binnen de vereniging zoals het hoort. Om ook bij persoonlijke kwesties een helpende hand te kunnen bieden ben je de vertrouwenspersoon van het bestuur.  Het geheel wordt bij elkaar gehouden door de voorzitter. Als alles goed gaat en je vereniging op volle toeren draait geeft dat je als voorzitter ontzettend veel voldoening!

• overzicht houden op het beleid als geheel;
• toezien op de naleving van de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en de besluiten van de Algemene Leden Vergadering;
• overnemen van de taken van de Voorzitter, in diens afwezigheid;
• verantwoordelijk voor het uitzetten van het lange termijn beleid van de vereniging;
• coördinatie van het promotiebeleid in samenwerking;
• verantwoordelijk voor de inhoud van ARIA Students website is de webmaster;
• zorg dragen voor de bestellingen.

Als vice-voorzitter ben je met zo’n verschillend takenpakket bezig dat het niet altijd duidelijk hoeft te zijn wat specifiek bij de functie hoort.
Als eerste ondersteun je natuurlijk als Vice-Voorzitter de Voorzitter. Op het moment dat hij of zij weg valt, ben jij de aangewezen persoon om de vereniging en het bestuur te leiden. Daarom is het belangrijk dat je als Vice-Voorzitter van alles op de hoogte bent, zodat je direct kan invallen mocht dat nodig zijn. Als Vice-Voorzitter hou je je dus bezig met de vereniging in zijn algemeen.
Als je bestuur doet komen er veel dingen op je af. Er zijn veel deadlines, afspraken, leden en commissies die tijd van je vragen. Elk bestuurslid heeft een vaste omschrijving van zijn of haar takenpakket en heeft dus ook zijn of haar vaste dagelijkse bezigheden. Een Vice-Voorzitter heeft dit minder. Daarom ben je als Vice-Voorzitter ook de perfecte persoon om je bezig te houden met de dingen waar de rest van je bestuur minder tijd voor heeft. Dit zorgt er natuurlijk voor dat er zomaar iets op je pad kan komen wat je aan het begin van het jaar niet had gedacht. Als Vice-Voorzitter is het dus belangrijk dat je flexibel bent en je overal enthousiast voor te maken bent. Nu komen deze grote dingen op je pad, maar natuurlijk ook de kleine dingen waar de rest van het bestuur even geen tijd voor heeft. Het is belangrijk voor de rest van het bestuur dat jij als VV deze problemen op tijd ziet en probeert te verhelpen.

Het is dus niet raar om te zeggen dat de functie Vice-Voorzitter een gevarieerde functie is waar je veel creativiteit en flexibiliteit voor nodig hebt. Het leuke van VV zijn, is dat je je functie zo breed kan trekken als je zelf wilt. Jouw persoonlijke uitdagingen van een bestuursjaar kan je met de functie helemaal waarmaken, omdat je je kunt bezig houden met van alles en nog wat.
Er zijn ook standaard taken waar de Vice-Voorzitter zich mee bezighoudt. Dit zijn taken zoals het lang termijn beleid.

Het (lang termijn) beleid is iets wat een VV vanaf het begin zijn/haar bestuursjaar bezig houdt. Tijdens je bestuursjaar ga je samen met je bestuur bedenken wat jullie voor ARIA Students willen gaan betekenen. Je bent dus vanaf moment 1 altijd bezig met te bedenken hoe ARIA Students nog groter, breder en beter kan worden. Deze mix maakt het Vice-Voorzittersschap tot een heel bijzondere functie. Hoe beter het bestuur draait en hoe meer innovatief de vereniging wordt, hoe beter de Vive-Voorzitter het doet!

• verantwoordelijk voor in- en uitgaande posts
• notuleren tijdens bestuursvergaderingen en Algemene Leden Vergaderingen en zorg dragen voor de uitwerking en distributie van de betreffende notulen;
• verantwoordelijk voor het onderhouden van het adressenbestand;
• contactpersoon van de vereniging;
• verantwoordelijk voor het ARIA Students archief;
• verantwoordelijk voor de zaalreserveringen.

Als Secretaris heb je één van de belangrijke functies uit het bestuur. De meest bekende taak van de Secretaris is het notuleren. Notulen worden inderdaad gemaakt tijdens de bestuursvergaderingen en op de Algemene Leden Vergaderingen. Deze worden niet gemaakt om de Secretaris bezig te houden, maar ter archivering. Zo kunnen belangrijke gebeurtenissen en besluiten ook later nog bekeken worden. Ook bij het nemen van besluiten is het handig om eerdere discussies die betrekking hebben op het onderwerp na te kunnen lezen in de notulen.

De Secretaris is hoofdverantwoordelijke voor het archief. Deze zorgt er dus voor dat belangrijke dingen bewaard worden en niet verloren gaan. Zo kan je soms nog hele leuke dingen tegen komen als je het archief in duikt.
Maar notuleren is verre weg niet het enige wat de Secretaris doet. De Secretaris onderhoudt de contacten buiten en binnen de vereniging, want je bent namelijk verantwoordelijk voor alle binnenkomende- en uitgaande post en e-mail.  Als Secretaris werk je vaak samen met de andere bestuurleden.

Een andere hoofdtaak is de ledenadministratie. De Secretaris zorgt ervoor dat de in- en uitschrijvingen goed gaan, het adressenbestand up-to-date is.
Maar het belangrijkste (en dat geldt eigenlijk voor iedere functie): de functie is er wat je er zelf van maakt en een bestuursjaar is onvergetelijk!

• financieel beheer van ARIA Students;
• maken van de begroting van ARIA Students;
• verantwoordelijk voor de boekhouding;
• verantwoordelijk voor de incasso van lidmaatschapsgelden;
• controleren, goedkeuren en coördineren van de financiën van commissies;
• zorg dragen voor een fiscaal en juridisch correcte afhandeling van financiële zaken;
• organiseren van het penningmeester-sponsoroverleg voor de penningmeesters en commissarissen sponsoring van alle commissies;
• het bezoeken van sponsoren;

En daarmee ben je aangekomen bij de belangrijkste en meest verantwoordelijke functie van de vereniging; de Penningmeester! Want zonder geld zijn er geen activiteiten en zonder activiteiten geen ARIA Students. Klinkt mooi, maar besef je wel dat met het beheren van de financiën ook grote verantwoordelijkheid komt kijken. Jij moet kunnen beslissen wat een goede investering is, welk geld goed besteed wordt en waar je eventueel moet ingrijpen. Gelukkig hoef je je absoluut niet te gedragen als een gierige krent, want geld moet nou eenmaal rollen en we geven het liefst zoveel mogelijk geld uit!

In het begin van het jaar maak je een begroting, die op de ALV wordt goedgekeurd. Daarna houd je het hele jaar door de boekhouding van de vereniging bij.  Alle facturen en betalingen gaan via jou, dit betekent dus ook dat jij eindverantwoordelijk bent en deze uitgaven dus eerst goed moet keuren.
Verder ga je op sponsorgesprek voor het binnenhalen van geld. Naast dat het altijd erg leuke gesprekken zijn, heb jij dus volledig overzicht over het geld dat binnenkomt en natuurlijk wat er uit gaat.

Ook ben jij dé persoon voor alle commissiepenningmeesters. Jij helpt ze met het maken van hun begroting, je beantwoordt al hun vragen en controleert hun uitgaven. Dit is erg interessant, omdat jij van elke commissie weet hoe zij hun geld besteden. Je let er natuurlijk op dat ze niet te veel geld uitgeven, maar ook zeker geen geld overhouden. Als vereniging wil je geen winst of verlies maken, dus je zorgt ervoor dat er evenveel geld uitgaat als dat er inkomt.
Voor de functie Penningmeester is het dus belangrijk dat je goed kan relativeren, dat je grote beslissingen durft te nemen, dat je nauwkeurig kan werken en altijd het overzicht houdt. Daarbij moet je goed kunnen communiceren met je team van penningmeesters, kritisch kunnen zijn, maar zeker de intentie hebben om er zoveel uit te halen als er in zit!

Als laatste weet je aan het einde van je bestuursjaar alles over begrotingen, belastingzaken, boekhouden en het financieel runnen van een vereniging! Daarbij is het gewoon leuk om elke dag geld uit te geven en jij hebt de pinpas!

• verantwoordelijk voor de interne- en externe promotie;
• zorg dragen voor het functioneren van de commissies van ARIA Students;
• vertrouwenspersoon voor de leden ARIA Students;
• verantwoordelijk voor het beheer van het digitale archief, het foto archief;
• organiseren van het promo-overleg met de commissarissen promotie van alle commissies;
• verantwoordelijk voor de webmail.

De belangrijkste taak van een PR is: promotie! En dan ook alle promotie die je bij een vereniging kan bedenken. Dat betreft onder andere de activiteiten promo, de activiteitenagenda’s en de verschillende digitale mailings naar (commissie)leden.
Als PR ben je dus ook vooral bezig met de promotie van activiteiten. De rest van het jaar zal je met alle commissies gaan samenwerken aan de promotie van hun activiteiten. Jij bent uiteindelijk degene die groen licht geeft voor de promo, dus het is erg belangrijk dat jij ook 100% achter elke vorm van promo staat. Als PR ben je namelijk verantwoordelijk voor een groot deel van promotie. Dit houdt dus ook in dat de promotie van de andere studie- en studentenverenigingen via jou gaat.

Daarnaast heeft de PR veel contact met de leden. Dit geldt in het bijzonder voor de commissieleden. Een voorname taak is dat de PR zorgt dat de commissies goed functioneren. Wanneer er problemen zijn, moeten commissieleden bij hem of haar terechtkunnen. Daarnaast coördineer je het maken van het commissie overdrachtsboek. Naast het harde werk van commissieleden en bestuur is het ook af en toe belangrijk dat er wat leuks gedaan wordt met elkaar. Niet alleen leren de commissieleden elkaar dan wat beter kennen, maar dit zorgt ook voor een gezellige sfeer.

Zoals gezegd draagt de PR dus bij aan het gezicht van de vereniging naar buiten en daarin kan hij of zij veel creativiteit kwijt. De nodige photoshop-uurtjes zijn daarom wel aanwezig, maar deze zijn zeker niet de enige vulling in jouw dagen als bestuur. Als “man of vrouw van de leden” is creativiteit het sleutelwoord in de omschrijving van de functie van Assessor interne!